 |
Dit lyk of die media die afgelope jare saam met die verbruiker kant gekies het teen wat gesien word as gewetenlose krediteure wat niks en niemand sal ontsien om hulle regte op verontregte verbruikers af te dwing nie. Hoe lofwaardig die media se pogings ookal mag wees, daar moenie uit die oog verloor word dat hierdie skuld ontstaan het nadat kommersiële verskaffers in goeder trou goedere en dienste aan verbruikers gelewer het nie. Ons ekonomie sal tot algehele stilstand kom as verskaffers nie in staat is om betaling vir sodanige goedere en dienste vinnig en doeltreffend af te dwing nie. Hierdie ondernemings het ook verpligtinge, krediteure en personeel, wat betaal moet word. En dis veral die kleiner tot mediumgrootte organisasies wat nie die infrastruktuur het om omvattende kredietbestuur toe te pas nie, wat die swaarste kry.
In hierdie artikel kyk ons na die stappe wat die kleiner onderneming kan neem om sy agterstallige skuldboek te verbeter en 'n paar mites oor skuldbestuur die nek in te slaan.
1 EERLIKE DEBITEURE BETAAL HULLE SKULD
Die omgekeerde kant van die mite veronderstel dat oneerlike debiteure nie hulle skuld betaal nie. Die werklikheid is baie meer kompleks as dit. Oor die algemeen het debiteure nie 'n moraliteitstandpunt oor skuld nie. As die gesinsbegroting onder druk verkeer, sal die gesin eerder kies om te oorleef as om skuld te betaal. Enigiets minder as oorlewing word gemeet teen die potensiële skade wat die gesin, of die debiteur, sal ly indien die skuld nie betaal word nie teenoor die kontantvoordeel wat die debiteur sal hê deur nie te betaal nie. As die potensiële skade te groot is, sal hy eerder betaal.
Maar skade is dan ook 'n subjektiewe begrip. Vir sommige individue is sy naam op 'n swartlys wat hom toekomstige krediet gaan ontsê, skadeliker as sy persoonlike reputasie. Of omgekeerd. In sommige gesinne is die grootste vrees dat ander lede van die gesin gaan ontdek dat 'n rekening nie betaal is nie want die sondebok het die geld op iets anders spandeer.
Om sake verder te kompliseer, is daar 'n verskil tussen harde en sagte krediteure. Harde krediteure is diegene wat die krag of telefoon of TV afsny. Sagte krediteure is diegene wat slegs aangewys is op die gewone kontraktuele remedies. Uiteraard betaal debiteure hulle harde krediteure eerste.
As bestuurder van 'n skuldboek moet u besef dat daar in meeste gesinne 'n informele rangorde vir krediteure bestaan. Fokus daarop om vir u 'n redelike veilige posisie op hierdie leer te bekom, inderdaad so veilig dat klein veranderings in die gesinsbegroting u nie so drasties gaan raak nie. Dis buite die omvang van hierdie artikel om so 'n veilige posisie te prakseer, maar op die heel minste moet u sorg dat die debiteur deeglik bewus is van u voorneme om u skuld te vorder en dat ernstige en onmiddellike gevolge hom in die gesig staar as hy nalaat om te betaal.
2 DIE DEBITEUR IS HEELTEMAL PLATSAK
Dis baie seldsaam dat 'n debiteur geheel en al sonder geld is. Die blote feit dat hy sy telefoon beantwoord of by u kantoor opdaag, bewys dat hy darem 'n soort van 'n infrastruktuur aan die gang hou. As hy dus armlastige speel, beteken dit eintlik maar net dat ander krediteure hoër as u op sy ranglys staan. Dis dus 'n kwessie van onderhandeling, en tensy die debiteur onderwerp is aan 'n formele proses soos sekwestrasie of administrasie, kan in meeste gevalle tog 'n oplossing gevind word.
'n Debiteur se kontantvloei loop hand aan hand met 'n versoek om uitstel vir betaling. Voordat u tot so 'n versoek instem, moet u bewus wees van die volgende gevare:
(1) debiteure vergeet maklik die kwaliteit van diens wat gelewer is;
(2) kontakbesonderhede verander aanmekaar - siektes, egskeidings, adresveranderings, en hulle lojaliteite teenoor u bly in die slag;
(3) nuwe krediteure verskyn op die toneel wat nog meer druk op die kontantvloei plaas.
Dis dus gebiedend om 'n betalingsplan te vind. Maar 'n betalingsplan moet 'n balans vind wat beide die debiteur en die krediteur pas. As daar te veel druk op die debiteur geplaas word, kan hy besluit dat die voordeel om die rekening te betaal minder is as die risiko's om nie te betaal nie. As die plan te toegeeflik is, beland u as krediteur in die posisie waar u die debiteur se ander skulde befonds en boonop die risiko van die tydsverloop hierbo op u neem.
Hoe gebrekkig die betalingsplan ookal mag wees, dis beter as om die skuld net in die laai te los. Staan vas op u punt om 'n onderneming van die debiteur te kry, en verkry presiese datums en bedrae van hierdie beloftes wat u noukeurig moet aanteken. U sal vind dat debiteure wat hulle tot so 'n betalingsplan verbind, gewoonlik: (1) hulle betalings nakom indien hulle wel gemonitor word, (2) in 'n betaalpatroon val na betaling van die eerste paaiement, (3) u hoër opskuif op hulle ranglys van krediteure, en (4) verhoed word om kontrakbreuk as 'n verweer te opper.
3 MY REKENMEESTER/BOEKHOUER WEET HOE OM MY SKULDBOEK TE BESTUUR
As u boekhouer of debiteureklerk wel weet hoe om 'n skuldboek te bestuur, is u deel van 'n baie klein statistiese minderheid. Die probleem is nie die gewilligheid om te presteer of aan toewyding aan die besigheid nie, maar hulle tegnies-finansiële agtergrond rus hulle nie toe vir 'n negatiewe emosionele omgewing van slegte skuld nie. Die hantering van slegte skuld is nie 'n eksakte wetenskap nie, en die suksesfaktore is gewoonlik abstrak. Boekhouers is gewoonlik genoegsaam opgelei om die rekenkundige aspekte van die besigheid te hanteer, maar geheel en al nie opgelei vir die sosiale aspekte van 'n skuldboek nie.
Hierdie probleem vererger in kleiner besighede waar skuldbestuur gedoen word onder toestande van gedurige personeelveranderings, soos byvoorbeeld met 'n junior debiteureklerk of tydelike aanstelling. Die kumulatiewe kennis en ervaring van die boek raak elke keer verlore as 'n personeellid weggaan.
Samehangend hiermee, en waarskynlik net so ernstig, is die komplekse regstegniese aspekte. Mens kan nie verwag boekhouers moet prokureurs wees nie, maar hulle moet nogtans 'n deeglike begrip hê van die regsbeginsels waarop u rekening gebaseer is. Die gebrek aan kennis op hierdie gebied is volgens my ervaring werklik verstommend.
Dis noodsaaklik om eerlik en reguit na hierdie funksie te kyk. As opleiding die probleem is, belê daarin. As dit nodig is om u prosesse te herontwerp, moenie eers tweekeer dink nie. As u pynlike personeelbesluite moet neem, doen dit.
4 MY DATA IS AKKURAAT
Tensy u volgens 'n behoorlik ontwerpte proses werk, is die kanse uitstekend dat u data swak bestuur word en onbetroubaar is. Databestuur verg prosesse wat verseker dat inligting oor debiteure voortdurend in stand gehou word, aangevul en geverifieer word. As u besigheid bestuur word soos meeste ander besighede, sal sekere kritiese data ontbreek, byvoorbeeld ID-nommers, telefoonnommers, fisiese adresse, selfoonnommers, ens. Indien die persoon wat die data vaslê, nie spesifiek vir hierdie taak opgelei is nie, is dit waarskynlik dat verifikasie van die data nie gedoen is nie. Ernstige teenstrydighede kan in dieselfde datavelde lê (bv. formaat van datums, tekskarakters in getallevelde, verwysingsnommers van debiteure, verwarring tussen pasiënt en rekeninghouer, ens.).
Die gevolg is dat die diens gelewer word, die debiteur by die deur uit is, maar die rekening onbetaald is. Die databasis is die enigste rekord van wat gebeur het. Alle toekomstige kontak met die debiteur hang geheel en al af van die integriteit van die databasis. Ten spyte van die enorme spronge van telekommunikasie is ons keuses om die debiteur te bereik, maar beperk tot 'n paar karige moontlikhede: telefoon, brief, sms en e-pos. As die data onvolledig of verkeerd is, is dit uiters moeilik om die debiteur op te spoor en skiet kostes eksponensieel die hoogte in.
Fokus op die datavasleggingsproses in u voorportaal, en u sal die akkuraatheid en integriteit van u data noemenswaardig verhoog. Dit sal nie net u eie interne prosesse verbeter nie maar ook die sukses van buite-agentskappe wat u later mag gebruik om die invordering te doen.
Dis nie 'n ingewikkelde proses om u datavaslegging te oudit nie. Eintlik moet u bloot vasstel of kritiese data vasgelê en geverifieer is. Sorg dat voldoen word aan alle wetsvereistes (bv. Is die kontrak geteken?), kry volle kontakbesonderhede van die persoon wat verantwoordelik is vir die betaling van die rekening, en verifieer dit. Sorg dat die betalingsinstruksies duidelik is, dat die faktuur na die regte adres gestuur kan word, dat die betalingsdatum presies aangedui word (bv. 14 dae na faktuur) en dat die datum verskyn waarop die diens gelewer is.
Maklik? Natuurlik, behalwe dat 80% van alle besighede misluk om dit reg te doen. Maar diegene wat dit wel reg doen, sny ook terselfdertyd hulle skuldboek met 'n allemintige 30%.
5 GEVOLGTREKKING
Ter opsomming, as u 'n betekenisvolle verbetering in u agterstallige skuldboek wil sien: verbeter u posisie op die debiteur se ranglys, volg betalingsbeloftes meedoënloos op, stel goeie personeel aan en bestuur u data doeltreffend.
W.J du Plessis (BA, LLB, MBL) is die besturende direkteur van Duvesco Beherend, 'n Wes-Kaapse maatskappy wat spesialiseer in skuldbestuur vir klein- en mediumgroot besighede.
|
|
|
