 |
In hierdie artikel kyk ons na eenvoudige dissiplines en prosedures wat kleiner ondernemings kan instel om slegte skuld te bekamp. Deur ‘n paar prosedures in te stel, kan verstommende resultate bereik word.
1 DUIDELIKE BETAALINSTRUKSIES
‘n Skuldenaar verloor aanmerklik gou belangstelling in ‘n saak nadat die diens of produk gelewer is. Indien daar dus ‘n sweempie van onduidelikheid is oor (1) die datum van betaling (2) die bedrag en (3) die metode van betaling, sal hy eerder niks doen nie as om daardie onduidelikheid op te klaar. En die onduidelikheid spruit nie noodwendig voort uit iets wat die onderneming gedoen het nie, dit is meesal die skuldenaar wat die rekening verlê, vergeet wanneer dit betaalbaar is of hoeveel hy skuld.
Ondernemings moet dus ‘n duidelike prosedure instel wat verseker dat die terme en voorwaardes van die betaling ingedril word. Alhoewel meeste verskaffers hierdie aspekte in ‘n standaard kontrak aanspreek, is dit baie meer effektief om dit ook mondelings aan te spreek tesame met ‘n sterk bewoorde kennisgewing by ontvangs (waar moontlik of prakties). ‘n Goeie voorbeeld sou wees die ontvangsdame by ‘n dokter se spreekkamer wat die pasiënt daarop attent maak dat hy :
- die rekening by afloop van die konsultasie gaan ontvang ; en
- op maandeinde moet betaal; en
- In die rekening inbetaal soos aangedui op die faktuur ; en
- moet bevestig dat die bedrag op die rekening korrek is.
Om seker te maak dat die skuldenaar nie die bankbesonderhede verloor, of die rekening verlê nie, stuur ‘n bevestigende SMS of e-pos ten einde die proses glad te laat verloop. Dit verseker dat hy betaalinligting by alle betaalpunte het, dws voor sy rekenaar of by die bank, of op sy selfoon.
2 SKEP ‘N OPVOLGROETINE
Die grootste probleem is nie om skuldenaars te bestuur nie, dit is eerder om die personeel wat skuld bestuur te bestuur. Om dit reg te kry, moet daar ‘n voorgeskrewe roetine wees, oftewel ‘n protokol wat gevolg moet word.
‘n Praktiese metode is om die skuldsiklus in fases op te breek. Eerstens, die aksies voor dienslewering. Tweedens, die aksies na dienslewering maar voor betaling. Derdens, die aksies by verstek aan betaling. Vierdens, die aksies aanleidend tot oorhandiging aan ‘n invorderaar.
Hieruit ontwikkel die onderneming ‘n standaard handelingsdril vir elke situasie. ‘n Voorbeeld dien as die beste illustrasie:
Voor dienslewering : Maak seker dienskontrak is geteken, gee duidelike betaalinstruksies ( soos hierbo verduidelik), maak seker kontakbesonderhede is volledig, stuur SMS en e-pos met bankbesonderhede.
Na dienslewering maar voor betaling: bring betaaldag in dagboek aan, stuur SMS aan klient om aan betaling te herrinner.
Aksies by verstek aan betaling : Skakel skuldenaar onmiddellik as hy agterstallig is, stuur ook SMS. Binne 2 dae, stuur aanmaningsbrief. Binne 7 dae stuur kwaai brief. Stuur telegram na 14 dae.
Ens ens.
3 DAGBOEKSTELSEL
Die onskuldige sinsnede “betaal binne 30 dae” na ontvangs van die faktuur (of soms lewering van die diens) , of enige variasie op hierdie tema, het gevolge wat nie altyd raakgesien word nie. In die eerste plek is dit meesal ‘n werklike 30 dae. Dus, betalings aan die onderneming kan op enige dag van die maand betaalbaar word.
Tweedens, sou die onderneming op maandeindes ‘n analise van sy debiteure doen, sal daardie maand se debiteure per definisie nog nie betaalbaar wees nie, en die volgende maand se skuld in meeste gevalle reeds agterstallig wees. Dus altyd te vroeg of te laat.
Om die probleem te oorbrug, is dit nodig dat ondernemings elke dag hulle uitstaande skuld opvolg. As ‘n debiteur 5 minute later as ooreengekom betaal, moet hy opgevolg word. Die algemene praktyk om maandeliks na debiteure te kyk, het ‘n verwoestende effek op kredietbestuur, want debiteure word per definisie te lank na kontrakbreuk opgevolg.
‘n Behoorlike dagboekstelsel los hierdie probleem binne ‘n ommesientje op. ‘n Kleinerige onderneming met min debiteure kan met ‘n handgeskrewe dagboek sy kredietomgewing uiters suksesvol bestuur. Namate volume verhoog, raak dit nodig om elektroniese hulp nader te roep, hetsy ‘n databasisgedrewe oplossing of ‘n opvolglys wat uit die finansiële stelsel ontwikkel word. Die mees elegante oplossing, alhoewel duur, is om ‘n invorderingstelsel aan te skaf waarin alle opvolgaksies te dagboek gestel word en opgevolg word. Die eindresultaat moet wees dat ‘n onderneming elke dag sy betalings opvolg en elke dag moet vasstel wat agterstallig is, welke aksies deur die dagboek gedryf word.
4 DEEGLIKE JOERNALISERING
Soos hierbo genoem, skuldenare kom gou agter of ‘n organisasie goed georganiseerd is. Om daardie rede moet alle onderhandelinge uitputtend aangeteken word. Die onderneming moet weet dat as ‘n skuldenaar ‘n verweer versin, dat dit met vertroue teengestaan kan word. Byvoorbeeld, die skuldenaar beweer hy het ‘n afslag met die vorige boekhouer ooreengekom, of gunstige afbetaalterme, of dat die skuldenaar se vorige eggenote aanspreeklik gehou sal word. Daar is uiteraard baie variasies op hierdie tema.
Die personeel wat kredietbestuur verrig, moet dus noukeurig aantekeninge van alle gesprekke wat uit opvolgaksies voortspruit, maak. Dit is van groot waarde in gevalle waar meer as een mens aan ‘n saak werk, of waar nuwe personeel aangestel word en waar sake aan invorderaars oorhandig word. Goeie rekords is ook ‘n barometer van eerlikheid. Indien betaalbeloftes byvoorbeeld voorheen verbreek is, sou mens meer skepties teenoor nuwe beloftes staan. Die omgekeerde geld waar beloftes pligsgetrou nagekom is.
5 SLOTSOM
Ondernemings wat duidelike betaalinstruksies gee, onverbiddellik en meedoënloos opvolgwerk doen, personeel met roetines bemagtig en goeie rekordhouding skep, sal ‘n dramatiese verbetering in hulle agterstallige debiteureboek ervaar.
Werner J du Plessis
Werner du Plessis (BA)(LLB)(MBL) is die Uitvoerende Hoof van Duvesco Beherend, ‘n maatskappy wat skuldbestuur vir kleiner en middelslagondernemings behartig.
|
|
|
